die E-Rechnung
Ich habe dazu einen Beitrag gelesen, der sich mit der E-Rechnungspflicht 2025 beschäftigt und einem Tool-Vergleich für kleine Unternehmen, und ein Gedanke daraus ist mir länger im Kopf geblieben. Es ging eigentlich um die Frage, welche Software jetzt die richtige ist. Aber der eigentliche Punkt liegt für mich an einer anderen Stelle. Nämlich bei der Frage, warum so viele kleine Betriebe und Handwerksunternehmen ihre komplette Buchhaltung immer noch über Excel oder eine einfache Rechnungsvorlage abwickeln, und was das jetzt konkret für sie bedeutet.
Die E-Rechnungspflicht ist ja kein Wunsch, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Das heißt, hier geht es nicht darum, ob man ein neues Tool schön findet oder nicht, sondern darum, dass Rechnungen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt und empfangen werden müssen. Und genau da wird Excel zum Problem. Excel kann zwar eine Rechnung aussehen lassen wie eine Rechnung, aber es erzeugt kein Format, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das bedeutet für viele Betriebe, dass ihr bisheriges System, mit dem sie jahrelang gut gefahren sind, an einer Stelle einfach nicht mehr ausreicht, ohne dass sie selbst etwas falsch gemacht hätten.
Wenn man das aus Sicht eines Unternehmers betrachtet, ist das eigentlich kein reines Software-Thema, sondern ein Thema für die kaufmännische Struktur im Betrieb. Denn wer jetzt auf ein neues System umstellen muss, stellt sich automatisch auch die Frage, wie Rechnungen erfasst werden, wie sie geprüft werden, wer im Team damit arbeitet und wie das Ganze mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater zusammenspielt. Das betrifft also nicht nur die Technik, sondern auch Prozesse und teilweise auch die Frage, wer im Betrieb künftig für was verantwortlich ist.
Ein typisches Beispiel wäre ein kleiner Handwerksbetrieb, der Rechnungen bisher händisch aus einer Vorlage erstellt und per Mail als PDF verschickt hat. Das hat über Jahre funktioniert, weil es einfach war und jeder im Betrieb wusste, wie es läuft. Mit der neuen Pflicht reicht dieses Vorgehen aber nicht mehr aus, und plötzlich braucht es ein System, das mit den gesetzlichen Formaten arbeiten kann. Das kann auf den ersten Blick nach einer rein technischen Umstellung aussehen, hat aber am Ende Auswirkungen auf die Kalkulation, auf die Buchhaltung und auf die Frage, wie schnell man überhaupt einen Überblick über offene Rechnungen und Zahlungseingänge hat.
Aus meiner Sicht lohnt es sich deshalb, das Thema nicht erst kurz vor der Umstellung anzugehen, sondern sich frühzeitig zu fragen, wie die eigene Rechnungsstellung aktuell organisiert ist und wo im Betrieb Excel oder eine einfache Vorlage eigentlich nur deshalb noch funktioniert, weil bisher niemand etwas anderes gebraucht hat. Wer sich diese Frage rechtzeitig stellt, kann in Ruhe ein passendes System auswählen, anstatt unter Zeitdruck eine schnelle Lösung zu suchen, die vielleicht nicht zum eigenen Betrieb passt.
Wie sieht das eigentlich bei euch im Betrieb aus? Läuft eure Rechnungsstellung heute noch über Excel oder eine einfache Vorlage, und habt ihr euch schon damit beschäftigt, was die neue Pflicht konkret für euren Ablauf bedeutet?